Antes de presupuestar cualquier automatización conviene saber qué cuesta hoy no tenerla. El cálculo es sencillo y se hace con datos que ya están en la empresa.
Los cuatro números que necesitas
- 01Personas implicadas en el proceso y horas semanales que le dedican.
- 02Coste laboral aproximado por hora (salario cargado, no salario bruto).
- 03Volumen de operaciones al mes, si el proceso se mide por operaciones: facturas, solicitudes, correos.
- 04Porcentaje del trabajo que crees automatizable: sé conservador. El 100% casi nunca existe.
El cálculo, con un ejemplo
Proceso de ejemplo: tres personas dedican ocho horas semanales a registrar facturas y solicitudes que llegan por correo. Coste laboral cargado: 25 €/hora. De ese trabajo, estimamos que el 70% es mecánico —clasificar, extraer campos, registrar— y por tanto automatizable.
- Horas anuales del proceso: 3 personas × 8 h/semana × 46 semanas ≈ 1.104 horas/año.
- Coste actual: 1.104 h × 25 €/h = 27.600 €/año.
- Parte automatizable (70%): ≈ 773 horas ≈ 19.320 €/año recuperables en teoría.
- Lectura honesta: el ahorro neto real será menor —el sistema se mantiene, las excepciones se siguen revisando—, pero da la escala del premio.
Los beneficios que el cálculo no captura
- Calidad del dato: menos errores de copia manual que se descubren meses después.
- Trazabilidad: saber qué pasó con cada caso, cuándo y quién.
- Escalabilidad: absorber crecimiento sin contratar proporcionalmente al volumen.
- Tiempo de la persona: devolver horas de copia y pegado a trabajo con criterio.
La calculadora de automatización aplica exactamente esta fórmula con tus datos y te deja copiar el resultado para compartirlo internamente. Si el número que sale justifica la conversación, el siguiente paso natural es un diagnóstico del proceso real.